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La digital workplace, l’arme anti-crise pour collaborer à distance

La crise sanitaire a mis en évidence la nécessité de disposer d’un environnement de travail centralisant tous les outils pour collaborer à distance. Un projet prioritaire mené de front par la DSI et la DRH.

On n’aura jamais tant parlé de digital workplace que depuis un an et demi. Avec la crise sanitaire, les entreprises ont dû recourir massivement au numérique pour généraliser le télétravail et maintenir leur activité. La progression s’est toutefois faite par étapes. Au début du premier confinement, les entreprises ont « bricolé » en recourant à divers outils du marché comme Zoom pour la visioconférence, WhatsApp pour la messagerie instantanée ou Google Drive pour l’échange de documents en ligne. Déployées dans l’urgence, ces solutions ont généré du shadow IT et augmenté la surface d’exposition aux risques cyber.

La crise s’éternisant, les entreprises sont passées à une deuxième étape avec la volonté de professionnaliser leur approche et de constituer une véritable digital workplace. C’est-à-dire un environnement de travail sécurisé centralisant tous les outils pour collaborer à distance : la visioconférence, la téléphonie sur IP, le chat, le partage de fichiers, la coédition de documents, l’agenda partagé ou la gestion de projet.

Successeuse de l’intranet, du portail de services et du réseau social d’entreprise (RSE), la digital workplace prolonge l’organisation du travail dans le monde virtuel. Les membres d’une équipe s’interrogent par messagerie instantanée, poursuivent leur conversation en appel audio, se réunissent en visioconférence et commentent en ligne un document partagé. Avec pour objectif de diminuer le volume de mails échangés et de gagner en productivité.

A la faveur de la crise, la digital workplace a ainsi gagné 18 points en un an en termes de priorité pour les décideurs interrogés par Arctus dans sa dernière étude sur la transformation digitale des organisations. Pour autant, le chantier n’est pas encore achevé. Seuls 39% des sondés indiquent avoir un espace numérique interne complet qui comprend à la fois fonctionnalités d’information et de communication, collaboratives et sociales. L’intranet reste encore majoritairement le dispositif utilisé pour diffuser de l’information (79%).

Des acteurs venus du social, du collaboratif ou de la « visio »

Les entreprises entendent toutefois rattraper le retard. Selon le cabinet d’études Markess by exægis, le marché français de la digital workplace devrait connaître une croissance annuelle de près de 5% pour atteindre 2 milliards d’euros à horizon 2023. Attirés par ces perspectives prometteuses, un grand nombre d’acteurs venus d’origines très diverses se positionnent sur ce marché. Les géants américains du collaboratif que sont Google et Microsoft avec leurs suites G Suite et Microsoft 365 cohabitent avec de « petits » éditeurs français issus du RSE et de l’intranet social comme Jalios, Jamespot ou Talkspirit.

Les spécialistes du la virtualisation (Citix, VMware), des communications unifiées (Mitel, Alcatel Lucent Enterprise), de la messagerie d’équipe (Slack) ou de la visioconférence (Zoom, Cisco WebEx) sont également présents. Dernière typologie de fournisseurs en date : les plateformes de collaboration visuelle de type Klaxoon, Mural ou Miro. Ces tableaux blancs interactifs permettent à une équipe de partager des post-it, des textes, des liens, des images ou des vidéos.

En fonction de son marché d’origine, chaque acteur met en avant sa force – la téléphonie, la « visio », le social ou le collaboratif – et complète son offre des briques manquantes afin de proposer sa version de la digital workplace. Afin de rendre leurs plateformes incontournables, ces acteurs s’attellent à garnir leur place de marché de connecteurs et d’APIs afin de s’interfacer à des applications tierces, à commencer par les progiciels d’entreprise de type ERP et CRM.

Il s’agit également de proposer des bots logiciels pour automatiser un certain nombre de tâches comme la synchronisation des agendas pour convenir d’une réunion en visioconférence. Enfin, l’approche low/no code permet à des utilisateurs confirmés de créer, avec le moins de ligne de code possible, des applications simples pour compléter la couverture fonctionnelle de la plateforme.

Organiser le travail hybride de demain

L’introduction de cette nouvelle généralisation d’outils collaboratifs suppose un important effort de conduite du changement. Si leur prise en main est relativement simple, ils introduisent de nouvelles pratiques de travail qui n’ont, elles, rien d’intuitives. Réviser un document par allers-retours de mails n’a pas grand-chose à voir avec le fait de le coéditer en ligne. Le manager doit également indiquer à ses équipes quel outil utiliser pour quel cas d’usage. Quand doit-on échanger par mail, chat, appel audio ou visioconférence ?

Projet à la fois technique, organisationnel et managériale, le déploiement d’une digital workplace fait généralement intervenir le tandem DSI et DRH. Ce dernier veillera à encadrer la pratique collaborative pour notamment prévenir les risques psycho-sociaux et garantir le droit à la déconnexion.

Avec sa nouvelle plateforme Viva dédiée à l’expérience collaborateur, Microsoft s’adresse d’ailleurs explicitement aux DRH. Son module Viva Insights distille aux collaborateurs des conseils pour « les aider à organiser, dans leur agenda, des pauses à intervalle régulier, à planifier des temps dédiés à la concentration ou à la formation, ou encore à renforcer les relations avec leurs collègues. »

Viva Insights suggère aux managers « des recommandations personnalisées, basées sur des données agrégées et anonymes, visant à promouvoir la réussite de leurs équipes et leur bien-être. » Quant aux équipes dirigeantes, Microsoft veut les accompagner en suggérant de nouveaux modèles organisationnels afin notamment de réaménager les bureaux pour le travail hybride.

Dans un monde post-covid, l’organisation du travail hybride, alliant le meilleur du présentiel et du distanciel, sera, de fait, un véritable défi à relever. Il s’agira d’interopérer la digital workplace qui organise le télétravail avec les solutions de visioconférence équipant les salles de réunions. Avec, pour objectif, de faire interagir des salariés présents physiquement et d’autres intervenant depuis leur domicile.

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